Le décompte-facture

Dans le module Paramètres frais-compta, vous avez la possibilité de paramétrer votre décompte-facture. Concrètement, il s’agit de sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser : le modèle Scolares complet, sa version simplifiée ou sans la situation de l'élève. Il faut aussi déterminer le calcul du montant à payer qui figure sur le décompte-facture, c’est-à-dire s’il doit inclure ou non le solde de l’élève ; autrement, il correspond au montant des frais consommés par l’élève, sans reprendre son solde. Enfin, il est possible de retirer les articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Codex du modèle généré par ProEco5, si vous préférez l’imprimer séparément. Vous pouvez modifier le paramétrage du décompte-facture à n'importe quel moment de votre gestion des frais ; si le paramétrage initial ne vous convient pas, vous pouvez toujours le changer, même après la facturation.

Dans les paramètres frais-compta, vous avez un panel qui permet de paramétrer le décompte-facture :

Vous pouvez paramétrer les éléments suivants.

1. Le modèle

Vous avez le choix entre trois modèles de décompte-facture : le décompte-facture Scolares complet, sa version simplifiée ou encore un décompte-facture sans situation.

La version complète fait deux pages et reprend le détail des factures et paiements de l’élève avant le décompte-facture. La version simplifiée ne reprend pas tous ces détails et se limite dès lors à une seule page. Le document sans situation est utile si vous ne gérez pas les paiements dans ProEco5.

2. Le montant à payer

Par défaut, le montant à payer qui figure sur le décompte-facture correspond au total des articles scolaires consommés par l’élève. Ce montant ne reprend dès lors pas le solde de l’élève. Si vous souhaitez inclure le solde de l’élève dans le montant à payer, vous sélectionnez "montant des frais + solde de l’élève" dans la liste déroulante :

Il y a également la possibilité de faire figurer un montant convenu, si vous préférez convenir d’un montant fixe (par exemple, paiement fixe mensuel) par élève. Dans ce cas, le montant convenu doit être encodé dans les infos financières de l’élève :

3. Articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Codex

Les articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Codex (sur la gratuité) doivent obligatoirement figurer dans le décompte-facture. Vous pouvez néanmoins cocher la case <Ne pas imprimer les articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Codex > s’il vous est plus facile de les imprimer séparément.

Lorsque vous cochez cette case, un message d’avertissement vous rappelle votre obligation d’inclure ces articles dans le décompte-facture.

Si vous confirmez, les articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Codex seront retirés du fichier du décompte-facture généré par ProEco5.

4. Signature de la direction et logo de l’école

Deux cases à cocher servent à intégrer, si vous le souhaitez, la signature de la direction et/ou le logo de l’école sur le décompte-facture :

Ce n’est toutefois possible que si les images correspondantes ont été chargées dans ProEco5. Le logo se charge dans la signalétique de l’école :

Et la signature se charge dans la fiche de la direction sous l’onglet <Direction/Mandataire> du module École :

5. Communication

Vous pouvez choisir le type de communication que vous souhaitez voir figurer sur le décompte-facture. 

Par défaut, il s’agit d’une communication structurée. Cependant, vous pouvez également opter pour le « Nom-prénom élève », ce qui donne ceci sur le document :