Les journaux comptables

Dans le module Paramètres frais-compta, vous avez la possibilité de paramétrer vos journaux comptables. Concrètement, il s’agit de sélectionner les journaux de vente, de banque et de caisse que vous souhaitez utiliser par défaut dans votre gestion des frais. Le journal de vente sélectionné dans les paramètres frais-compta sera le journal auquel seront rattachées les factures que vous générerez via le module Facturation. Ce sont les extraits du journal de banque sélectionné dans les paramètres frais-compta qui apparaîtront par défaut dans le module Extraits et les nouveaux extraits que vous créerez y seront rattachés, sauf si vous changez de journal entretemps. Enfin, le journal de caisse réunit les enveloppes d’argent liquide que vous encodez dans ProEco5.

1. Vérifier les journaux comptables

Avant de procéder à la sélection des journaux comptables, vous pouvez vérifier la liste des journaux sous l’onglet Journaux du module Paramètres frais-compte :

Si la liste comprend bien les journaux de vente et de banque que vous comptez utilisez, vous pouvez passer à leur sélection. Sinon, vous pouvez éventuellement ajouter un nouveau journal.

2. Ajouter un nouveau journal

Si nécessaire, vous pouvez ajouter un nouveau journal sous l’onglet Journaux. Pour ce faire, vous appuyez sur le bouton <Ajouter> dans le menu d’actions, vous confirmez dans la fenêtre modale et vous complétez la fiche du journal.

Vous lui donnez un code (le plus souvent trois lettres en majuscules), un libellé, vous indiquez le type de journal en le sélectionnant dans la liste déroulante (FB pour journal de banque, VE pour journal de vente), vous complétez le numéro de plan comptable minimum normalisé (PCMN) et le numéro de compte. Lorsque la fiche est remplie, vous appuyez sur <Sauver>.

            Si vous cliquez sur l’onglet Journaux, vous voyez que le journal que vous avez créé s’est ajouté à la liste.

3. Sélectionner les journaux

La sélection des journaux s’effectue sous l’onglet Paramètres du module Paramètres-frais-compta.

3.1. Journal de vente

Dans le champ Journal de vente, vous sélectionnez le journal de vente que vous souhaitez utiliser pour les factures de frais scolaires que vous comptez émettre dans ProEco5.

Il est très important de sélectionner le bon journal de vente, éventuellement en accord avec votre comptable puisqu’il faut veiller à une harmonisation avec votre logiciel comptable. Si vous procédez à une facturation en n’ayant pas sélectionné le bon journal de vente, vos factures seront rattachées au mauvais journal de vente, ce qui peut poser des problèmes dans la gestion comptable.

3.2. Journal de banque

Dans le champ Journal de banque, vous sélectionnez le journal de banque que vous souhaitez utiliser pour les extraits que vous comptez encoder dans ProEco5. Il est important de sélectionner le bon journal de banque pour que vos extraits y soient bien associés lors de votre encodage via le module Extraits. Si nécessaire, vous pouvez néanmoins changer de journal de banque dans le filtre du sélecteur du module Extraits, ce qui peut être utile si vous avez plusieurs journaux de banque.  

3.3. Journal de caisse

Le journal de caisse regroupe les enveloppes, c’est-à-dire les montants que l’école aurait reçu en liquide de la part des parents des élèves. Si votre école accepte liquide, il faut sélectionner le bon journal de caisse dans les paramètres.

Lorsque vous avez sélectionné les journaux de vente, de banque et de caisse, vous sauvegardez votre paramétrage en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.