Etapes pour activer la synchronisation des élèves entre ProEco et Cabanga

1. Encodage et vérification de certaines données (Scolares)

• Encodage de votre FASE PO et FASE établissement dans Cabanga
• Vérification de la cohérence de vos données dans ProEco5

Un email vous sera envoyé par Scolares pour vous informer que vous pouvez commencer par le point 2.

2. Qualifier les classes dans Cabanga (Ecole)

Afin que la synchronisation des élèves, et surtout de leur classe, puisse se faire entre ProEco5 et Cabanga, toutes les informations qui caractérisent une classe doivent être identiques dans les 2 systèmes. Ces informations sont :

• FASE établissement
• FASE implantation
• Année d'études
• Code classe

Si un code classe est "A 1" dans ProEco5, il doit être "A 1" dans Cabanga, pas "A1", ou "A 1 " !

Vous pouvez retrouver ces informations dans ProEco5, dans la partie "Organisation école".

Ces informations sont à encoder dans Cabanga, dans la page Gestion / Classes

Nous insistons fortement sur la vérification de ces données. Les données doivent correspondre identiquement. Une classe "A" dans Cabanga serait différente d'une classe "A " (A + espace) dans ProEco5.

Remarques :

• Si le code classe d'une classe ne correspond pas, les élèves de cette classe ne seront pas synchronisés
• Si vous ne voyez pas les champs dans Cabanga, c'est que Scolares n'a pas encore fait l'étape 1.

3. Vérification des données des élèves (Ecole)

Au moment de la mise en place de la première synchronisation, les élèves de ProEco5 vont être liés aux élèves de Cabanga. Notre système va essayer de faire cette liaison automatiquement.

Pour ce faire, nous nous basons sur un doublet de données : Date de naissance + Numéro de registre national (NISS)

Au mieux vos données seront encodées dans Cabanga, au mieux les liaisons automatiques se feront. Si des élèves ne trouvent pas de correspondance, un page spécifique dans Cabanga vous permettra de lier les élèves manuellement.

Afin d'effectuer cette vérification, nous vous transmettrons la liste de tous vos élèves par fichier Excel.

Une fois ces encodages réalisés, vous pouvez prévenir Scolares (fabien.derzelle@scolares.be) (écoles pilote)

4. Activation de la 1ère phase de la synchronisation (Scolares)

Scolares va activer la synchronisation de votre école dans Cabanga.

Tous les élèves présents dans ProEco5 seront envoyés dans la nouvelle signalétique élèves Horizon.

Les situations années de l'année en cours et d'un certain nombre d'années précédentes (nombre à déterminer) seront envoyées à la signalétique, et synchronisées avec Cabanga.

Un email vous sera envoyé par Scolares pour vous informer que vous pouvez passer au point 5.

5. Gestion des élèves non synchronisés automatiquement (Ecole)

Organisation d'une visioconférence pour vous expliquer la démarche.

6. Synchronisation complète (Scolares)

Le ProEco5 de votre école est totalement synchronisé avec Cabanga. Toute modification des informations d'un élève et tout changement de classe sera automatiquement répercuté dans Cabanga.

Pour les écoles pilote, nous vous demanderons de n'encoder vos modifications que dans ProEco5, comme vous le faites déjà maintenant, et de vérifier de temps en temps si les modifications sont bien répercutées dans Cabanga.