Les autorisations 

Dans ProEco₅, les autorisations recouvrent plusieurs situations : l’autorisation à recevoir l’attestation fiscale de garderie (DEBFRAIS), à venir chercher un enfant à l’école (RETRAIT) à être contacté en cas d’urgence (URGENCE) ou encore recevoir des e-mails (MAIL, MAILFRAIS). Ces autorisations peuvent être générées dès la préinscription. Sinin, elles s’encodent au niveau individuel sous l’onglet <Autorisations> du dossier de l’élève ou en masse via le module Autorisations. Les autorisations encodées chez tous les élèves peuvent être gérées collectivement dans ce module : il est possible de visualiser l’ensemble des personnes autorisées et d’exporter des listes en Excel.

1. L'onglet Autorisations 

Entre les onglets <Famille> et <Infos étranger et soutien>, vous avez un onglet <Autorisations>, qui regroupe toutes les autorisations liées à l'élève. 

1.1. Liste des autorisations

Si vous vous positionnez sur l'onglet Autorisations, vous avez la liste des autorisations propres à l’élève :

• DEBFRAIS : Son débiteur de frais pour l'attestation fiscale, si vous facturez les garderies à partir de ProEco₅.
• RETRAIT : Les personnes autorisées à venir chercher l’enfant à l’école.
• URGENCE : Les personnes de l’entourage de l’élève à contacter en cas d’urgence.
• MAILFRAIS : Les personnes censées recevoir les e-mails liés à la facturation (décompte-facture, rappel, etc.)
• MAIL : Les personnes censées recevoir les e-mails liés à la vie scolaire de l'élève, à l'exception des e-mails liés à la facturation. 

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1.2. Fiche d’autorisation

Chaque autorisation est associée à une fiche. Les données qui figurent dans la partie inférieure de la fiche sont reprises de la fiche de lien de parenté :

Elles ne sont toutefois pas modifiables sous l'onglet <Autorisations>.

1.3. Ajouter une autorisation

L’ajout d’une autorisation se fait à partir de la liste des autorisations de l’élèves, sous l’onglet <Autorisations>. Vous appuyez sur le bouton <Ajouter> :

Vous sélectionnez une autorisation dans la liste déroulante. Ensuite, vous sélectionnez la personne correspondant à cette autorisation. La fiche se complète avec les données figurant dans la fiche de lien de parenté, préalablement complétée sous l’onglet <Famille>.

Attention ! Si une personne peut bénéficier d’une autorisation, elle doit d’abord être encodée dans la fiche de Famille de l’élève.

2. Le module Autorisations

Le module Autorisations regroupe toutes les autorisations de tous les élèves de l'école. Cette centralisation permet une gestion collective des autorisations, notamment via l'export Excel. Le module met également à disposition un outil d'encodage de masse des autorisations. 

2.1. Toutes les autorisations de tous les élèves

Toutes les autorisations encodées au niveau individuel dans les dossiers des élèves sont reprises dans le module Autorisations :

Par défaut, elles sont regroupées par autorisation et élève, mais d’autres regroupements sont possibles en fonction des besoins d’utilisation :

2.2. Exporter les listes d'autorisations

Il est ensuite possible d’exporter en Excel la liste des autorisations, par exemple la liste des personnes autorisées à venir chercher les enfants à l’école :

Il faut cliquer sur la branche correspondante dans l’arbre et appuyer sur le bouton <Excel>.

2.3. L'encodage en masse

Dans le module Autorisations, vous pouvez encoder les autorisations des élèves en masse. Pour ce faire, vous appuyez sur le bouton <Encoder>: 

Dans la fenêtre modale qui s'affiche à l'écran, vous choisissez le type d'autorisation que vous souhaitez encoder. Ensuite, il faut sélectionner le lien de parenté pour lequel vous souhaitez effectuer l'encodage. Si besoin, vous pouvez limiter cet encodage aux liens qui ont la qualité de responsable. 

Après validation, le logiciel génère les autorisations conformément à votre configuration. 

3. Les autorisations à la préinscription

Lorsque vous préinscrivez un élève, vous avez des cases à cocher (ou décocher) qui permettent de générer les autorisations des parents : 

Les autorisations cochées seront automatiquement générées et figureront sous l'onglet Autorisations dans le dossier de l'élève.