La sortie en fin d'année
A la fin de l'année scolaire, de nombreux élèves sont concernés par la sortie de l'école. Avant toutes choses, il y a les élèves qui sont dans les classes sortantes : en P6 ou dans la dernière année d'étude organisée par l'établissement. Mais il y a également les élèves qui quittent l'école, malgré qu'ils ne soient pas en dernière année. La question de la sortie en fin d'année s'envisage dès lors sur le plan collectif (au niveau des classes) ainsi que sur le plan individuel (au niveau des élèves).
1. Classes sortantes
Il est ici question des classes qui quittent votre école parce qu’elles sont de sixième primaire ou relèvent de la dernière année d’étude organisée par votre école.
1.1. Classes de P6
Les classes de P6 sont les seules classes pour lesquelles il ne faut pas configurer l’année suivante dans l’Organisation école (module Classes) lors de l'ouverture de l'année (étape 2). Dans les fiches des classes de P6, vous laissez les champs de l’école, de l’année d’étude et de la classe suivantes vides :
Ainsi, lorsque que vous générez les situations des élèves pour l'année suivante (étape 3 de l’ouverture de l’année), les élèves qui étaient en P6 dans l'année en cours n’apparaîtront pas dans la liste des élèves de l'année à venir, dans la mesure où ils ont réussi leur année. Les élèves de P6 mis en échec dans les délibérations seront maintenus dans leur classe de l'année en cours.
1.2. Classes de la dernière année d’étude organisée
Votre école organise des classes jusqu’en M3 ? P2 ? ou autre ? Les années d’étude ne vont pas jusqu’en P6 ? Dans ce cas, les élèves de la dernière année organisée dans votre école sont dans une situation similaire à celle des élèves de P6 puisqu’ils ne doivent plus figurer dans la liste de vos élèves dans l'année scolaire à venir. Cela varie légèrement si ces élèves passent dans une autre école du PO.
1 école dans le PO
Si l’école organise des classes jusqu’en M3, la classe suivante ne doit pas être configurée dans les fiches de classes de M3 :
Autrement dit, les champs École, Année d’étude et Classe restent vides pour l’année suivante. À l’issue de la génération des situations de l'année suivante, les élèves qui ont réussi la dernière organisée dans l’école ne figureront pas dans la liste des élèves.
PO multi-écoles
Si l’école organise des classes jusqu’en M3 et les classes de M3 passent en P1 dans une autre école du PO, il faut bien configurer l’année suivante dans la fiche de la classe. En particulier, il faut spécifier l’autre école du PO à l’aide du champ Établissement :
Il convient également de préciser l’année d’étude suivante et éventuellement la classe suivante, si vous connaissez l’organisation des classes dans l’autre école.
À l’issue de la génération des situations de l'année suivante, les élèves de la dernière année organisée dans votre école ne figureront pas dans la liste de vos élèves de l’année prochaine. Ils auront le statut P dans l’autre école du PO.
2. Élèves quittant l’école en fin d'année
Il est ici question d’élèves isolés, et non plus de classes entières. On peut distinguer deux cas de figure d’élèves quittant l’école : soit ils changent d’école au sein du PO, soit ils quittent le PO.
2.1. Élèves changeant d’école au sein du PO
Sous l’onglet "Dossier école", il y a un bouton "Changement école" :
Lorsque vous appuyez dessus, le panel correspondant s’ouvre avec les données suivantes à compléter :
- École de destination : La liste des écoles de destination correspond à la liste des autres écoles du PO.
- Année d’étude et Classe : L’année d’étude et la classe peuvent être complétées (si l’année scolaire est ouverte dans l’école de destination), mais elles ne sont pas obligatoires.
- Date de transfert : La date de transfert correspond à la date de préinscription dans l’école de destination. Cette date détermine aussi l’année scolaire de préinscription. À titre d’exemple, un élève ayant une date de transfert au 26/08/2024 sera préinscrit dans l’école de destination dans l’année scolaire 2024-2025.
- Après la sauvegarde de ces informations, l’élève conserve son statut actuel dans l’école de départ et acquiert le statut "P (Prochain)" dans l’école de destination à la date de transfert choisie. L’école de destination trouve l’élève transféré parmi ses élèves "P".
Attention ! Il ne faudra pas oublier de faire également sortir l’élève de votre école à la rentrée (via le bouton "Sortie École").
2.2. Élèves quittant le PO
Si des élèves ne reviennent pas dans votre établissement à la rentrée, il faudra les faire sortir, en indiquant la date de sortie effective. Il est recommandé d’attendre le premier jour de la rentrée pour faire sortir les élèves qui ont annoncé leur sortie le dernier jour de l'année scolaire précédente.
Sous l’onglet "Dossier école", vous appuyez sur le bouton "Sortie École" :
Le panel Sortie de l’école s’active. Il faut impérativement compléter la date de sortie et, si possible, spécifier le motif :
En cas de changement d’école dans un autre PO de l’enseignement de la FWB, vous pouvez également indiquer l’école de destination.
Attention ! Lorsque vous faites sortir un élève, il faut l’envoyer dans SIEL. Pour ce faire, vous vous positionnez sur l’onglet "Comptage" et vous appuyez sur le bouton "Inscription SIEL".
3. La date de fin dans les dossiers des élèves sortis
Lorsque vous ferez sortir des élèves de manière individuelle, vous constaterez que leur situation acquerra une date de fin (la date encodée lors de la sortie école) :
En revanche, les élèves issus des classes sortantes (P6 ou dernière année d’étude organisée) n’auront une date de sortie qu’au moment de la clôture de l’année, qui n’aura lieu qu’après la rentrée. En attendant, ces élèves n’ont pas de date de fin dans leur dernière situation et c’est tout à fait normal :
C'est la clôture de l’année ( à faire au début de l’année scolaire suivante) qui va permettre de compléter la date de fin de la dernière situation de ces élèves.