Archiver les anciens mouvements comptables et en garder trace

Après quelques années d’utilisation du module « Frais » de ProEco, il devient difficile d’éditer des documents ou des rappels explicatifs ; le nombre de mouvements à écrire devient vraiment trop important. Pour solutionner cette difficulté, nous vous proposons ce qui suit :

I. Récupérer les documents nécessaires

• Se rendre sur le site www.infodidac.be, prendre la barrette [ProEco], puis [Fondamental].
  Choisir , et cliquer sur .
  Puis, dans , prendre et télécharger 
• Ensuite, enregistrer le fichier dans le sous-dossier [Docu] du ProEco :
  
  et 
  

II. La première fois, fin du mois d'août

• dans l'année qui se termine :
  
  • sur une sélection de tous les élèves,
    • même les "N"
    • et les "X"
  • faire tourner l'application téléchargée en I. 
    
  • Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, après avoir effectué une
    • choisir : 
      
• Pour chaque élève, tous les mouvements (notes de frais et paiements) seront alors consignés dans un document facilement récupérable, puisque lié à la fiche individuelle de l'élève.
  • Pour accéder à ce document :
    
    
    
    
    
• Ce document indiquera aussi la somme des notes de frais, la somme des paiements, et - par différence - le solde de l'élève à la clôture de l'année scolaire écoulée.
  Nous sommes donc prêts à archiver les données de ProEco , afin qu'elles ne paraissent plus sur les documents à éditer.
  En cas de contestation du solde initial, le document gardé dans le thème 33 nous servira de justificatif.

III. Chaque année (donc aussi la première), fin du mois d'août

• archiver les données de ProEco, afin qu'elles ne paraissent plus sur les documents à éditer
  Après avoir fait une bonne sauvegarde de ProEco !!!
  • dans l'année qui se termine :
    
    • [Elèves] => [Gestion des frais] => [Utilitaires factures]
    • => => 

IV. Chaque année (mais pas la première), fin du mois d'août

• garder trace des mouvements de l'année écoulée.
  • dans l'année qui commence :
    
    • Reprendre la procédure indiquée en II.
  • Alors, les factures ou rappels de l'année en cours ne reprendront que :
    • Un solde initial explicable par les archives du thème 33
    • Les mouvements de l'année précédente
    • Les mouvements de l'année en cours
    • Le solde final