Mode de gestion des catalogues

Avant de commencer à gérer vos frais dans ProEco5, il faut réfléchir au mode de gestion des catalogues d’articles qui vous conviendrait le mieux. Dans ProEco5, la préparation des articles se fait sur la base du catalogue d’articles Scolares, dans lequel vous sélectionnez les articles de l’établissement et puis les articles par année d’étude. Vous avez le choix entre deux modes de gestion des catalogues par année d’étude : 1) une gestion générale des catalogues par année d’étude, 2) une gestion par implantation des catalogues par année d’étude.

Dans le cas où vous avez plusieurs implantations et vous souhaitez gérer vos catalogues par implantation, il faut activer la gestion des catalogues par implantation avant l’initialisation de vos frais. Si vous n’optez pas pour la gestion par implantation, la gestion des catalogues reste « générale », c’est-à-dire un catalogue par année d’étude sans distinction par implantation.

1. La gestion générale des catalogues

Dans la gestion générale des catalogues d’articles, qui est activée par défaut dans ProEco5, chaque année d’étude possède son propre catalogue, toutes implantations confondues.

Même si la P1 A se trouve dans l’implantation 1 et la P1 B dans l’implantation 2, les élèves de P1 A et de P1 B partagent le même catalogue de P1. Il y a donc un catalogue d’articles scolaires par année d’étude :

2. La gestion des catalogues par implantation

Il est toutefois possible d’activer une gestion des catalogues par implantation. Cela veut dire qu’il est possible de faire des catalogues par année d’étude qui diffèrent en fonction de leur implantation. Plutôt que d’avoir un catalogue de P1 commun aux classes de P1 A et P1 B, qui sont sur deux implantations différentes, vous pouvez avoir deux catalogues de P1 : un catalogue P1 1 (pour les élèves de P1 de l’implantation 1) et un catalogue P1 2 (pour les élèves de P1 de l’implantation 2).

Cette gestion différenciée des catalogues par implantation est utile si vous avez des prix différents pour les mêmes articles ou même des articles différents par implantation. Si vous souhaitez activer la gestion des catalogues par implantation, il faut impérativement le faire avant d’initialiser vos frais.

3. La configuration des catalogues

Il faut impérativement configurer le mode de gestion des catalogues avant l’initialisation des frais. Ce choix s’effectue sous l’onglet <Configuration des catalogues> :

Le mode "CATA (Catalogue par année d’étude)" est le mode de gestion « classique ». Vous pouvez opter pour "CATI (Catalogue par implantation)" si vous le souhaitez. Il faut ensuite appuyer sur le bouton <Sauver> avant de lancer l’initialisation des frais.