Les numéros de plan comptable des articles
Si vous utilisez un logiciel comptable, il est important d’attribuer des numéros du plan comptable minimum normalisé (PCMN) aux articles scolaires, et ce, conformément aux numéros du plan comptable configurés dans ComptEco ou Bob. Dans ProEco5, l’assignation des numéros de plan comptable aux articles scolaires s’effectue par deux biais : via les paramètres frais-compta pour le numéro utilisé par défaut et/ou dans les fiches des articles (de l’établissement et des catalogues par année d’étude) pour les numéros spécifiques. Tous les articles qui ont été facturés aux élèves doivent être associés à un numéro du plan comptable avant l’export dans ComptEco ; autrement, le transfert comptable pourrait être erroné.
1. Le numéro par défaut
Dans le module Paramètres frais-compta, vous encodez le numéro du plan comptable à utiliser par défaut. Le champ s’intitule <Numéro PCMN par défaut des articles> :
ProEco5 vous donne l’exemple du 705000, qui est le plus courant, mais il peut être différent tant qu’il fait (au minimum) six chiffres. Dans ce champ, vous indiquez le numéro du plan comptable à attribuer aux articles qui n’ont pas de numéro spécifique encodé dans leur fiche. Ce numéro général doit avoir été configuré au préalable dans ComptEco. Lorsque vous avez complété la case, vous sauvez pour que le numéro de plan comptable à utiliser par défaut soit bien enregistré.
2. Les numéros spécifiques
Si certains articles ont un numéro de plan comptable différent du numéro utilisé par défaut, il faut le spécifier au niveau de leurs fiches. Vous l’encodez au niveau du catalogue de l’établissement, si vos catalogues par année d’étude n’ont pas encore été préparés ; les numéros seront alors repris dans les fiches par année d’étude. Sinon, vous les encodez directement dans les fiches des articles des catalogues par année d’étude, qui sont ceux qui sont pris en compte lors de l’export vers ComptEco. Tout comme le numéro du plan comptable par défaut, ces numéros doivent avoir été configurés dans le logiciel comptable au préalable.
2.1. Fiches d’articles de l’établissement
Vous accédez aux fiches des articles de l’établissement via le module Articles établissement. Les fiches des articles ont un champ <N° dans le PCMN> :
Vous complétez ce champ pour chaque article ayant un numéro de plan comptable spécifique, différent du numéro par défaut.
Vous les complétez au niveau du catalogue de l’établissement pour qu’ils soient ensuite repris dans les fiches des articles dans les catalogues par année d’étude. Toutefois, si vos catalogues par année d’étude ont déjà été réalisés, il n’y aura pas de transfert des numéros de plan comptable du catalogue de l’établissement vers les catalogues par année d’étude. Il faut donc les compléter directement dans les catalogues par année d’étude.
2.2. Fiches d’articles par année d’étude
Pour l’export vers les logiciels comptables, ce sont les numéros de plan comptable encodés dans les fiches des articles par année d’étude qui comptent (et non ceux encodés dans les fiches des articles de l’établissement). Pour les articles qui ont des numéros de plan comptable différents du numéro par défaut, il faut donc veiller à ce qu’ils soient bien encodés dans leurs fiches d’articles par année d’étude.
Vous accédez aux fiches des articles des catalogues par année d’étude via le module Articles des catalogues. Les fiches des articles ont un champ <N° dans le PCMN> :
Si vous ne complétez pas ce champ dans les fiches des articles, les articles se verront attribuer le numéro par défaut complété dans les paramètres frais-compta.